Informativa privacy

Questa informativa spiega come INES Legal tratta i dati personali, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003. È scritta per essere letta: dove una cosa è complicata lo diciamo, dove un dato resta a lungo lo scriviamo.

1. Chi siamo e in che ruolo trattiamo i dati

INES Legal (di seguito «INES») è un servizio che aiuta agenzie immobiliari e studi notarili a raccogliere e ordinare i documenti di una compravendita. Trattiamo i dati in tre ruoli distinti, e va detto quale vale per chi.

• Per i dati dell'account — nome, email, telefono, dati di fatturazione, registro delle attività — INES è titolare del trattamento.
• Per i dati dei clienti dell'agenzia o dello studio — documenti d'identità, codici fiscali, atti, visure, dati catastali, risposte all'intervista — il titolare è l'agenzia o lo studio che ha aperto la pratica. INES è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) e agisce solo su sua istruzione. L'accordo di nomina è parte dei Termini di servizio.
• Il notaio che riceve un fascicolo è un professionista con obblighi propri: quando apre o scarica i documenti diventa titolare autonomo di quel trattamento, e ne risponde secondo la propria deontologia.

2. Quali dati trattiamo

• Dell'account: nome, email, telefono, nome dello studio o dell'agenzia, ruolo nel team, dati di pagamento (gestiti da Stripe: noi non vediamo il numero della carta), registro di chi ha fatto cosa.
• Del cliente della pratica: nome, telefono, email; le risposte a un'intervista guidata (ruolo nella compravendita, stato civile, mutuo, prima casa); i documenti che carica — carta d'identità, tessera sanitaria, atto di provenienza, visure, planimetrie, APE, proposta d'acquisto, prova della caparra, buste paga se richieste.
• Della controparte: nome e email, per avvisarla dell'invio del fascicolo al notaio che ha scelto.
• Del notaio: email, nome, account se lo crea, e quando apre o scarica un fascicolo.
• Dati estratti dai documenti: INES legge i documenti con un sistema di intelligenza artificiale e ne ricava dati strutturati (nomi, date, identificativi catastali, importi). Ogni dato estratto resta collegato al documento e al testo da cui viene, e va verificato da una persona: non è mai considerato vero finché qualcuno non lo approva.
• Tecnici: indirizzo IP e agente utente nei log del server, per sicurezza e diagnostica.

3. Perché li trattiamo e su quale base

• Erogare il servizio (raccolta, lettura e ordinamento dei documenti, bozze, recupero di visure e certificati): esecuzione del contratto con l'agenzia o lo studio (art. 6.1.b); per i dati dei loro clienti, istruzione del titolare.
• Inviare le comunicazioni necessarie — il link al cliente, i solleciti, l'avviso al notaio, la conferma a chi compra: esecuzione del contratto.
• Sicurezza e prevenzione degli abusi — log, rate limiting, autenticazione a due fattori: interesse legittimo (art. 6.1.f).
• Obblighi di legge — fatturazione, conservazione fiscale: art. 6.1.c.
• Categorie particolari: i documenti caricati possono contenere dati che le rivelano (per esempio uno stato civile, o un'annotazione su un atto). Non li cerchiamo e non li usiamo per decidere nulla; li trattiamo solo perché sono dentro documenti necessari alla compravendita, su istruzione del titolare.

4. L'intelligenza artificiale

I documenti vengono letti da un modello di linguaggio fornito da Anthropic PBC (Stati Uniti) per riconoscerne il tipo, verificarne la leggibilità ed estrarre i dati. Il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea e delle condizioni commerciali del fornitore, che non usa i dati per addestrare i propri modelli. L'AI non decide nulla: segnala, estrae, propone. Ogni esito passa da una persona.

5. Chi vede i dati, e dove stanno

Ci serviamo di questi fornitori, ciascuno per una cosa sola:

• Supabase — database e autenticazione, server in Francoforte (UE).
• Cloudflare R2 — archiviazione dei file caricati, con giurisdizione UE. I file sono privati: si scaricano solo con link firmati a scadenza breve.
• Vercel — esecuzione dell'applicazione, regione Francoforte; statistiche di visita senza cookie e senza identificazione della persona.
• Anthropic — lettura dei documenti, come al punto 4 (Stati Uniti).
• Openapi S.p.A. (Italia) — recupero di visure, ispezioni, planimetrie e certificati: riceve gli identificativi catastali e, quando serve, i dati anagrafici e i documenti necessari alla richiesta.
• Resend — invio delle email transazionali, regione UE.
• Stripe — pagamenti: riceve i dati della carta direttamente, noi non li vediamo.
• Sentry — segnalazione degli errori tecnici; prima dell'invio rimuoviamo dati personali, cookie e contenuti dei documenti.

Nessun dato viene venduto, ceduto per pubblicità o usato per profilare le persone. Dentro INES i dati di una pratica sono visibili solo ai membri dell'ufficio che l'ha aperta, al cliente dal suo link, e al notaio a cui l'ufficio manda il fascicolo.

6. Per quanto tempo

Qui siamo precisi, perché è la parte che di solito si legge male.

• I documenti e i dati delle pratiche non vengono cancellati automaticamente. Archiviare una pratica cambia il suo stato, non elimina nulla. La cancellazione avviene su istruzione scritta del titolare (l'agenzia o lo studio), che deve tenere conto dei propri obblighi: i documenti dell'adeguata verifica antiriciclaggio vanno conservati dieci anni, gli altri no.
• I backup del database vengono conservati per 7 giorni e poi sovrascritti.
• I dati dell'account restano finché l'account esiste, più il tempo richiesto dagli obblighi fiscali per i dati di fatturazione (dieci anni).
• L'accesso del notaio a un fascicolo che gli è stato mandato non scade: se il rogito è avvenuto, quel cliente è suo, e in ogni caso INES non registra quando avviene un rogito, quindi non potrebbe far scadere nulla in modo affidabile. Chi ha scaricato un documento lo conserva sotto la propria responsabilità: una revoca ferma le visite future, non il passato.
• I link mandati al cliente valgono 60 giorni, quelli al notaio 90, gli inviti al team 7. Scaduti, vanno rigenerati; il contenuto non si cancella.
• I log tecnici restano 30 giorni.

7. I diritti

Chiunque ha diritto di accedere ai propri dati, correggerli, chiederne la cancellazione o la limitazione, opporsi al trattamento e riceverli in un formato leggibile (artt. 15–22 GDPR).

Chi è cliente di un'agenzia o di uno studio deve rivolgersi a loro, che sono i titolari: INES esegue quello che il titolare le chiede, e lo aiuta a rispondere. Se la richiesta arriva a noi la inoltriamo al titolare e ne diamo notizia a chi l'ha fatta.

Chi ha un account scrive a privacy@ineslegal.it. Rispondiamo entro trenta giorni. Resta sempre il diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

8. Sicurezza

• I file sono privati e si scaricano solo con link firmati a scadenza breve, generati al momento del click.
• I link mandati a clienti e notai contengono una chiave che nel nostro database non esiste in chiaro: ne conserviamo solo l'impronta.
• Il browser del cliente non parla mai direttamente con il database: tutto passa dai nostri server, con un limite di richieste per link.
• Chi lavora in un ufficio non può vedere le pratiche di un altro: la separazione è nel database, non solo nell'interfaccia.
• Gli account possono attivare l'autenticazione a due fattori.
• Il database viene salvato ogni notte.

Nessun sistema è sicuro al cento per cento, e non lo diciamo. In caso di violazione che comporti un rischio per le persone, avvisiamo il titolare senza ritardo perché possa fare le comunicazioni di legge, e il Garante entro 72 ore quando tocca a noi.

9. Cookie

INES usa solo cookie tecnici, necessari per tenere aperta la sessione. Le statistiche di visita non usano cookie e non identificano le persone. Non serve un consenso, e non c'è un banner perché non ci sarebbe niente da scegliere. I dettagli sono nella pagina sui cookie.

10. Minori

INES non è rivolto a minori. I documenti di una compravendita possono riguardarli (per esempio in una successione); in quel caso il titolare è l'ufficio che ha aperto la pratica, e chi risponde per il minore è chi lo rappresenta.

11. Modifiche

Se cambiamo questa informativa in modo che conta, avvisiamo gli account via email prima che la modifica entri in vigore. La versione e la data in cima dicono quale testo vale.

12. Contatti

Per tutto ciò che riguarda i dati personali: privacy@ineslegal.it. Per il resto: supporto@ineslegal.it.