Informativa Privacy

La presente informativa spiega come INES tratta i dati personali. INES opera in un doppio ruolo: è titolare per i dati dell'account dello studio, ed è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) per i dati dei clienti dello studio, trattati per conto e su istruzione dello studio, che ne resta il titolare.

1. Chi tratta i dati

• Dati dell'account (studio): titolare è INES. Riguardano nome studio, email, dati di contatto e di fatturazione, log d'uso.
• Dati dei clienti dello studio (documenti d'identità, atti, dati catastali, dati dell'intervista): titolare è lo studio notarile; INES è responsabile del trattamento e agisce solo secondo le istruzioni dello studio.

2. Quali dati e per quali finalità

• documenti e dati caricati per preparare le bozze di atto e i controlli di pre-istruttoria;
• dati di account e log per erogare, proteggere e migliorare il servizio;
• dati di contatto per comunicazioni di servizio e supporto.

Base giuridica: esecuzione del contratto, obbligo di legge, legittimo interesse alla sicurezza; per i dati dei clienti, il trattamento avviene per conto del titolare (studio).

3. A chi comunichiamo i dati (responsabili esterni)

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori che agiscono come responsabili/sub-responsabili:

• Supabase — database e autenticazione (dati a riposo nell'UE, Francoforte);
• Cloudflare R2 — archiviazione dei file (giurisdizione UE);
• Vercel — hosting/compute (regione UE; società USA);
• Anthropic — elaborazione AI dei documenti/dati per generare le bozze (USA);
• Resend — invio email transazionali (USA);
• Sentry — monitoraggio errori (endpoint UE).

I trasferimenti verso gli USA (Anthropic, Resend, e la casa madre di Vercel) avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) e delle garanzie previste dal GDPR. Con ciascun fornitore è (o sarà) in essere un accordo sul trattamento dei dati (DPA).

4. Per quanto conserviamo i dati

I dati dei clienti trattati per la pre-istruttoria sono conservati per il tempo necessario alla finalità e poi cancellati secondo la policy di conservazione concordata con lo studio (obiettivo: minimizzazione). Gli obblighi di conservazione a lungo termine (es. repertorio notarile, antiriciclaggio) restano in capo allo studio nei propri sistemi.

5. Sicurezza

• cifratura dei dati in transito (HTTPS) e a riposo presso i fornitori;
• isolamento tra studi a livello di database (row-level security);
• archivio documenti privato, accessibile solo lato server tramite link firmati a breve scadenza;
• accessi con autenticazione e ruoli, e verifica periodica della sicurezza.

6. Diritti dell'interessato

Gli interessati possono esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità. Per i dati dei clienti dello studio, le richieste vanno indirizzate allo studio (titolare); INES assiste lo studio per darvi seguito.

7. Nomina a responsabile del trattamento (art. 28 GDPR)

Con l'accettazione, lo studio nomina INES responsabile del trattamento dei dati dei propri clienti. INES si impegna a: trattare i dati solo su istruzione dello studio; garantire riservatezza; adottare misure di sicurezza adeguate; avvalersi di sub-responsabili con analoghe garanzie; assistere lo studio per i diritti degli interessati e per la sicurezza; cancellare o restituire i dati al termine del servizio; rendere disponibili le informazioni per dimostrare la conformità. Il testo integrale del DPA è disponibile su richiesta.

8. Contatti

Titolare/Responsabile: INES — nicolo.troncone7@gmail.com. È possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.